استرجاع المعلومات

استرجاع المعلومات نظام لتحديد موقع الحقائق في منطقة تخزين مركزية للمعلومات. وتشمل الوسائل البسيطة لاسترجاع المعلومات البحث عن المواد العلمية في موسوعة، والبحث عن كلمة في معجم. وكثير من أنظمة تخزين واسترجاع المعلومات المعقدة، تستخدم الحواسيب وغيرها من الأجهزة.

يُنشر قدر كبير جدًا من المعلومات في كل عام، وفي مختلف الحقول بصورة تجعل الأفراد لا يستطيعون الحفاظ على مجموعاتهم الخاصة الكاملة من المراجع. ويستخدم عدد متزايد من شركات الأعمال، والمؤسسات التعليمية، والوكالات الحكومية أنظمة استرجاع المعلومات للحصول على المعلومات بسرعة وسهولة.



كيف تعمل أنظمة استرجاع المعلومات. تستخدم شركات كثيرة أنظمة استرجاع معلومات حاسوبية للإجابة عن مختلف الأسئلة المتعلقة بعملياتها. وعلى سبيل المثال، فإن سجل حساب الدَّيْن في متجر ما يمكن تخزينه على شريط حاسوب ممغنط. وعندما يطرأ سؤال حول حساب ما، يبحث الحاسوب بسرعة في الشريط عن السجلات المناسبة ويطبع منها نسخة.

وبعض المعلومات لا يمكن تخزينها بسهولة. وعلى سبيل المثال، فإنه ليس عمليًا بالنسبة لمكتبة أن تخزن كل الحقائق الموجودة في كتاب ما على شريط حاسوب بدون نظام. ويوفر نظام استرجاع المعلومات السبل للتخزين والحصول على مثل هذه المعلومات على السواء. وكلما يُضاف مصدر جديد إلى المكتبة، يُخصص له الموظف المسؤول عن الكشاف مجموعة من الكلمات الوصفية. وتُسمى هذه الكلمات المصطلحات الوصفية أو المصطلحات الكشافية أو الكلمات الأساسية التي تشير إلى المعلومات الأساسية في المصدر. ويضع التدوين الكامل في الشريط لكل مصدر لائحة بالكلمات الوصفية، ومكان التخزين، ومعلومات تُعَرِّفُ المصدر.

وعندما يطلب شخص لائحة لكل الوثائق التي تعالج موضوعًا معينًا، فإنه يضع لائحة بالكلمات التي تصف مجال الموضوع. ويبحث الحاسوب في أشرطته عن كل المصادر التي تشمل المعلومات التي وصفها الشخص في لائحته. ثم يطبع الحاسوب لائحة توضح عنوان كل مصدر وموقعه في المكتبة.


أنواع أنظمة الاسترجاع. تشمل الأنواع المختلفة لأنظمة الاسترجاع: 1- أنظمة استرجاع المراجع. 2- أنظمة استرجاع الوثائق. 3- أنظمة قاعدة المعطيات أو الحقائق. 4- أنظمة معالجة النصوص.

تزودنا أنظمة استرجاع المراجع بإشارات عن مؤلف وعنوان ومكان كل الوثائق الخاصة بملف موضوع معين. وتعتبر بطاقة الفهرسة في المكتبة نظام استرجاع مراجع مبسّط.

تطبع أنظمة استرجاع الوثائق نسخة كاملة لكل وثيقة. وتستخدم هذه الأنظمة وسائل ميكروفوتوغرافية، مثل المايكروفيلم والميكروفيش، لإنتاج نسخ صغيرة جدًا من الوثائق.

أما أنظمة قاعدة المعطيات أو الحقائق فإنها تجيب عن أسئلة معينة حول مسائل مثل قائمة الجرد، أو جدول الرواتب. ويستطيع نظام استرجاع المعطيات أو الحقائق أن يهيئ فورًا جملة ما حصل عليه موظف ما في سنة معينة.

وأنظمة معالجة النصوص هي الأنواع الأكثر تعقيدًا، وكثير منها ما زال في طور التجربة والاختبار. وعلى سبيل المثال، فإن المهندسين يحاولون تصميم أنظمة تستطيع ترجمة الوثائق من لغة إلى أخرى.